As. Oy Vanamonkuja 1 är ett husbolag byggd 1968, bestående av cirka 200 bostäder, belägen i Simonskogen, Vanda. Samarbetet med Kontu har pågått sedan 2008.
I ett stort husbolag är stöd inom disponentservice avgörande, då administrativa uppgifter, ekonomiförvaltning och fastighetsunderhåll kräver både tid och resurser. Under de år som partnerskapet pågått har flera större och mindre renoveringsprojekt genomförts, som alla krävt både administrativ och teknisk expertis och stöd.
Aktiv vård av husbolaget
Vanamonkuja ligger i ett område som anses vara både kulturellt och historiskt betydelsefullt. Renoveringar måste ta hänsyn till att bevara områdets särdrag och integritet. Ett bevarandebeslut förväntas när detaljplanen ses över nästa gång.
Det är viktigt att sköta en betydande fastighet väl. Husbolaget, som består av sex flerfamiljshus, är välskött och har inte ackumulerat något större reparationsunderskott. Genom åren har olika renoveringar genomförts, inklusive förbättringar av parkeringsområden, låsinstallationer, takrenoveringar och förnyelse av fjärrvärmesystem. Ett av de större projekten var stambytet, där planeringen påbörjades 2011, genomförandeplaneringen 2013 och själva genomförandet ägde rum mellan 2014 och 2016. Under projektet renoverades även bolagets bastu. Husbolaget förbereder sig nu för 10-års garantigranskningar relaterade till stambytet.
– ”Ett stambyte är alltid ett stort projekt för ett husbolag. Det är värdefullt att ha samma disponentpartner som ursprungligen arbetade med projektet och som känner till hela processen samt eventuella problem som uppstått i rören under åren, inför de kommande garantigranskningarna,” säger den långvariga styrelsemedlemmen Timo Olander.
Ett långvarigt samarbete bygger förtroende, underlättar kommunikationen och stärker samarbetet, då både fastighetens och de boendes behov är välkända för disponentbyrån. Det förenklar även hanteringen av oväntade situationer, som trots god planering inte alltid kan undvikas i ett stort husbolag.
– ”Under åren har vi hanterat vattenskador, bränder och andra oförutsedda händelser som kräver expertis. Vi har konsekvent fått det nödvändiga stödet, lösningar och konkreta åtgärder från både administrativ och teknisk disponent,” förklarar Timo.
Regelbunden och rationell samverkan
– Disponentservice med lokala rötter i Vanda I husbolag spelar styrelsen en avgörande roll, och särskilt i större bolag söker man ofta omfattande stöd från disponentbyrån. Styrelsen i Vanamonkuja möts flera gånger per år och har kontakt mellan mötena. Mötena kräver förberedelser och tydligt material för att säkerställa effektiva och målinriktade beslut.
– ”På Kontu förbereder vi föredragningslistorna för styrelsemötena minst en vecka i förväg. Vi fokuserar på tydlighet och ser till att det är enkelt att dra slutsatser och fatta beslut utifrån materialet. Vi stödjer också styrelsen med färdiga förslag,” säger disponenten Teemu Kaltiainen.
Protokollen utarbetas ofta och signeras under mötet eller inom en vecka efteråt. Allt material finns tillgängligt i boendeportalen, och styrelsen har dygnet runt-tillgång till bolagets ekonomiska situation genom bokföringssystemet. Husbolagets åtgärder, projekt och initiativ finns dokumenterade i ärendehanteringssystemet, som hanteras av olika teammedlemmar, inte bara disponenten, vilket möjliggör en effektivare uppföljning av uppgifter.
– ”En av fördelarna med ett långvarigt samarbete är de välbekanta kanalerna, arbetssätten och personerna. För både styrelsen och de boende är det fantastiskt att välkända disponenter i Vanda sköter ärendena,” sammanfattar Timo.
En välskött ekonomi ger trygghet
Att långsiktigt hantera husbolagets ekonomi är en av styrelsens kärnuppgifter, där disponentbyrån ofta kan ge betydande stöd. När ekonomin är i ordning finns tillräckliga medel för nödvändiga utgifter, såsom renoveringar, reparationer, fastighetsskatt och uppvärmning.
Likviditeten på Vanamonkuja har varit god i många år.
Genom noggrann budgetering har avgifterna hållits i linje med kostnaderna och en buffert har byggts upp. En välskött ekonomisk situation ger trygghet för bolaget, då oväntade situationer inte rubbar verksamheten, och reparationer kan hanteras proaktivt.
Nästa steg för husbolaget är att skapa ett nytt energicertifikat, dokumentera avloppssystemen och genomföra förstudier för förnyelse av dränering. Dessutom står olika förbättringar av gårdsområden och förberedelser inför 10-års garantigranskningar av stambytet på agendan. Olika energibesparande åtgärder kommer att påverka underhållskostnaderna.
– ”Vi har en bra kombination av administrativ, ekonomisk och teknisk expertis med Kontu, vilket kommer att hålla husbolaget i gott skick även i framtiden,” säger Olander.
