Tuulia Sirvio, johtaja, isännöinti
Strategiaan panostaminen kannattaa, jotta korjauksissa, taloudessa ja viestinnässä voidaan huomioida yhteiset tavoitteet. Strategia on syystäkin Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksessa ensimmäisellä paikalla. Ilman strategiaa ajelehdimme todennäköisemmin reaktiivisessa päätöksenteossa ja esimerkiksi korjausten vaikutus niin taloyhtiön, kuin osakkaan henkilökohtaiseen talouteen, jää irralliseksi.
Kaikilta yllätyksiltä ei voi toki välttyä ja kykyä reagoimiseen tarvitaan jatkossakin. Haluan kuitenkin uskoa, että strategiasta on parhaimmassa tapauksessa tukea niistäkin selviämiseen. Kun esimerkiksi osakkaiden tahtotila ja yhtiön taloudelliset raamit ovat järjestyksessä, on kriisin sattuessa sen selättäminen huomattavasti helpompaa. Pysymme pystyssä kovemmassakin aallokossa.
Valitettavan harvalla taloyhtiöllä on tänä päivänä strategiaa, vaikka sen hyödyt ovat selkeitä ja vaikka suurin osa suomalaisten varallisuudesta on kiinni asuinnoissa ja kiinteistöissä. Kontu haluaa olla mukana tukemassa taloyhtiöiden suunnitelmallista kiinteistönpitoa ja siksi teemmekin uusien asiakkaidemme kanssa strategian yhteistyön käynnistyessä.
Koska meidän tavoitteemme on olla se tolkullinen isännöintikumppani, käyn tässä artikkelissa vielä tiiviisti läpi, mikä taloyhtiöstrategia konkreettisemmin on, mitä hyötyä siitä on ja mitä me olemme oppineet taloyhtiöstrategioista. Toivottavasti tästä on apua ja inspiraatiota asumisen strategiatyöhön!
1. Mikä on taloyhtiöstrategia?
Taloyhtiöstrategia on käytännössä kirjallinen dokumentti, joka tiivistää:
– mikä on yhtiön tekninen kunto ja korjaustarpeet
– mikä on yhtiön taloudellinen tila
– millaisessa taloyhtiössä ja millaisin kustannuksin halutaan asua = osakkaiden ja asukkaiden kokemukset, odotukset ja tahtotila
– korjaus- ja investointisuunnitelma ja sen vaikutukset yhtiön talouteen ja osakkaiden vastiketasoon
Strategia tarjoaa siis yhteisen näkemyksen siitä, mikä on nykytila, mitä halutaan saavuttaa ja miten sinne päästään. Usein strategia laaditaan noin viiden vuoden ajalle, mikä on kokemukseni mukaan taloyhtiöiden tapauksessa optimaalinen aika – riittävän pitkä, jotta asioita voidaan jaksottaa järkevästi, mutta toisaalta riittävän lyhyt, jotta strategia ei paisu hankalasti hallittavaksi.
2. Miten taloyhtiöstrategia laaditaan?
Taloyhtiöstrategian laadinta on varsin virtaviivainen prosessi, erityisesti jos yhtiöllä on jo olemassa voimassa oleva kuntoarvio, jota hyödyntää.
Laatiminen toteutetaan yhteistyössä hallituksen ja isännöitsijän kanssa osakkaita ja asukkaita kuunnellen.
Prosessin kulku on pääpiirteittäin tällainen:
1) Taloyhtiössä on strategiamyönteinen tilanne ja se koetaan tärkeäksi
2) Hallitus tekee päätöksen strategiatyön käynnistämisestä, päätös kirjataan pöytäkirjaan
3) Selvitetään osakkaiden ja asukkaiden näkemykset ja tahtotila kevyellä kyselytutkimuksella
4) Hankitaan realistinen kuva nykytilasta sisältäen rakennusten teknisen kunnon, korjaustarpeet ja taloustilanteen (hyödyntäen esimerkiksi kuntoarviota, kunnossapitotarveselvitystä, korjaushistoriaa ja hallituksen tietotaitoa)
5) Laaditaan pitkän tähtäimen tavoitteet ja toimintasuunnitelma nykytilan arvioinnin, kartoituksen sekä osakkaiden ja asukkaiden tahtotilan pohjalta
6) Käydään strategialuonnos läpi osakas-/asukastilaisuudessa ja pyydetään palautetta
7) Viimeistellään strategia
8) Esitetään ja vahvistetaan strategia yhtiökokouksessa, kirjataan päätös pöytäkirjaan
9) Tallennetaan taloyhtiöstrategia kaikkien saataville asukasportaaliin, liitetään se myös osaksi isännöitsijäntodistusta
10) Palastellaan toimenpiteet konkreettiseen vuosisuunnitelmaan, seurataan sen ja strategian toteutumista ja päivitetään tarvittaessa.
Kokemukseni mukaan strategian laatimiseen on hyvä varata noin pari kuukautta, jotta myös osakkaiden ja asukkaiden kyselytutkimus ja kuuntelu ehditään toteuttamaan huolellisesti.
3. Miksi taloyhtiöstrategia kannattaa laatia?
Strategiasta hyötyvät taloyhtiön eri sidosryhmät erityisesti hallituksesta osakkaisiin ja asukkaisiin, isännöintiin sekä potentiaalisiin asunnonostajiin. Se on avain suunnitelmalliseen toimintaan, joka pitää, vaikka ihmisissä tapahtuisikin vaihtuvuutta – olisi sitten kyseessä isännöitsijän vaihto taloyhtiössä tai hallituskokoonpanon päivitys.
Strategia hyödyttää erityisesti:
A) Kiinteistönpidossa ja arvon säilyttämisessä/kehittämisessä
Taloyhtiön rakennukset ja talous pysyvät suuremmalla todennäköisyydellä kunnossa, kun toiminta on suunnitelmallista ja ennakoivaa. Taloyhtiöön ei pääse näin kertymään korjausvelkaa, joka vaikuttaa negatiivisesti yhtiön arvoon. Korjausvelan kontrollointi on tärkeä osa taloyhtiön riskienhallintaa, sillä kertyessään se voi aiheuttaa vaikeuksia osakkaallekin, joka joutuu hankkimaan henkilökohtaista lainaa pankin evätessä rahoituksen taloyhtiölle.
B) Korjausten ja muiden hankintojen teossa
Erilaisten korjausprojektien ja muiden hankintojen tekeminen voi tuoda selviä säästöjä, kun niitä niputetaan järkeviksi kokonaisuuksiksi ja kilpailutetaan tehokkaasti. Korjausten läpivienti on usein myös helpompaa, kun yhtiön yhteiseksi tavoitteeksi on paalutettu esimerkiksi energiatehokkuus, jolloin hallitus voi edistää siihen liittyviä hankkeita ilman kitkaa.
C) Taloyhtiön asemaa markkinoilla
Taloyhtiöstrategia vahvistaa myös taloyhtiön asemaa asuntomarkkinoilla, kun potentiaaliset ostajaehdokkaat näkevät selkeästi tiedot yhtiön nykytilasta, visiosta ja niistä arvoista, joiden pohjalta taloyhtiötä kehitetään. Esimerkiksi lapsiperhettä saattaa ilahduttaa suuresti, että taloyhtiössä panostetaan turvallisuuteen vaikkapa kehittämällä piha-aluetta esimerkiksi uusin aidoin ja leikkivälinein. Tämä saattaa painaa vaakakupissa, kun lopullista päätöstä tehdään kahden asuntovaihtoehdon välillä. Asuntomarkkinat ovat olleet hyytävät, mutta niiden ennakoidaan piristyvän vuoden 2024 aikana ja kilpailun kiristyessä taloyhtiön erottautumistekijöistä saattaa hyvinkin tulla myyntivaltteja.
D) Osakkaiden omaa taloudenpitoa
Taloyhtiön taloudenpidon helpottumisen lisäksi hyvin laadittu strategia vastike-ennusteineen luo osakkeenomistajille pohjaa oman talouden suunnitteluun. Kun osakas tietää miten hoito- ja rahoitusvastike jakautuvat ja toisaalta, milloin lainaa ollaan ottamassa, on esimerkiksi omia kuukausikulujaan helpompi hahmottaa. Osakkaalla on myös paremmat edellytykset hahmottaa, onko lainaosuuden poismaksaminen mahdollista heti vai jättääkö sen rahoitusvastikkeeksi.
E) Hyvän ilmapiirin ylläpidossa
Viimeisimpänä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä on nostettava esiin myös strategian vaikutus taloyhtiön ilmapiirin ja hyvän naapuruuden ylläpidossa. Kun yhteinen tahtotila on määritetty, on uudistuksista ja korjauksista helpompi päästä yhteisymmärrykseen. Tai ainakin ne on helpompi hyväksyä, jos täyttä konsensusta ei löytyisikään. Näin vältytään riidoilta ja konflikteilta, jotka pahimmillaan vievät vuosia kestäessään huomattavan määrän rahaa ja aikaa.
Kun löydetään jaettu tahtotila ja näkemys, on helpompi löytää yhdessä keinot sinne pääsemiseen. Strategia ei ole pelkkä kuntoarvioon pohjautuva pitkän tähtäimen suunnitelma (pts), vaan enemmän, jolloin hallituksenkaan ei tarvitse arvailla kuinka kiinteistöä johdetaan. Myös isännöinnin onnistumista voidaan arvioida suhteessa strategiaan.
Minulle voi aina kilauttaa strategia-aiheesta, keskustelenhan lempiaiheestani mielelläni. Voit myös jättää meille yhteydenottopyyntöä, niin keskustellaan, miten voisimme auttaa juuri teidän taloyhtiötänne strategian teossa.
