Budjetin seuranta ja säännöllinen tarkistaminen auttavat varmistamaan, että taloyhtiön varoja käytetään tarkoituksen mukaisesti ja mahdolliset haasteet tunnistetaan ajoissa. se on taloyhtiön taloushallinnon ja taloushallinnon kirjanpidon perusta. Hallitus ja isännöinti pystyvät yhteistyössä reagoimaan muuttuviin tilanteisiin tehokkaasti ja tekemään järkeviä päätöksiä.
Katso webinaaritallenteeltamme alle tunnissa perustiedot:
– vastuista ja rooleista taloyhtiön taloudessa (03.23)
– mikä on talousarvio (11.27)
– miten seurata taloyhtiön taloutta (16.54)
– miten toimia jos budjetti ei pidä (33.13)
– taloudellinen varautuminen taloyhtiössä (41.43)
>> TÄSTÄ WEBINAARITALLENTEESEEN
Halutessasi voit myös lukea tiivistelmän tästä alta, ihan ranskalaisten viivojen muodossa 😊 Antoisia lukuhetkiä!
Vastuut ja roolit taloyhtiön taloudessa
– Hallituksen Ja isännöitsijän selkeät roolit tukevat yhteistyötä – myös taloyhtiön taloudessa ja taloyhtiön kirjanpidossa
– Vastuista ja rooleista sovitaan yleensä isännöintisopimuksella, mutta niistä on hyvä keskustella myös hallituksen kokouksessa
1) Mitkä ovat taloyhtiön hallituksen tehtäviä taloyhtiön taloudenpidossa ja taloushallinnossa:
– Pidemmän tähtäimen taloussuunnittelu mieluiten taloyhtiöstrategian ja osakkaiden tahtotilan pohjalta
– Hyvä suunnittelu säästää pitkällä tähtäimellä myös osakkaiden rahaa
– Keskeinen rooli talousarvion laadinnassa yhdessä isännöinnin kanssa
– Esittää budjetin yhtiökokoukselle, tekee päätösesityksen budjetin vahvistamiseksi
– Valvoo ja seuraa taloutta säännöllisesti
2) Mitkä ovat taloyhtiön isännöitsijän tehtäviä taloyhtiön taloudenpidossa ja taloushallinnossa:
– Tuki hallitukselle pitkän tähtäimen suunnittelussa ja taloyhtiöstrategiassa, jotka vaikuttavat myös talouteen
– Huolehtii lainmukaisista päätöksistä
– Tuki budjetin laadinnassa
– Vie talouden päätöksiä toimeenpantavaksi
– Usein myös hoitaa rahoituksen hankkimista ja lainoja
– On keskeisessä roolissa yhtiökokouksessa talousasioiden käsittelyssä
– Selkokielinen tuki hallitukselle hallituksen kokouksissa, osakkaille
yhtiökokouksessa
3) Mikä on taloyhtiön osakkaan rooli taloyhtiön taloudessa:
– Osallistuu yhtiökokouksessa päätöksentekoon esim. budjetin vahvistaminen, päätökset hankkeista
– Osakkaan oikeus saada taloustietoa rajoittuu yhtiökokoukseen, jossa on myös kyselyoikeus (kysymykset kannattaa lähettää isännöintiin etukäteen)
– Saa taloustiedot yhtiökokousaineistosta ja yhtiökokouspöytäkirjasta
– Lisäksi vastuulla pitää huoneisto hyvässä kunnossa, maksaa vastiketta, ilmoittaa muutostöistä ja mahdollisista vioista
Mikä on talousarvio
Talousarvio on osa taloyhtiön toimintasuunnitelmaa ja taloyhtiön taloushallinnon järjestämistä.
– Taloyhtiön talousarviolla määritellään jo pitkälle, mitä seuraavan vuoden aikana tullaan tekemään
– Arvioidaan tilikauden tuotot ja kulut ja määritellään vastikkeet näiden perusteella
– Taloyhtiön talousarviolle ei ole muotomääräyksiä, mutta yleensä laaditaan tuloslaskelmakaavaan
– Talousarvion eli budjetin laadinta toteutetaan hallituksen ja isännöinnin yhteistyönä
– Taloyhtiön talousarviota seurataan tilikauden ajan hallituksen ja isännöinnin toimesta
– Toteutumista arvioidaan sanallisesti tilinpäätöksen toimintakertomuksessa
Miten taloyhtiön taloutta seurataan
-Taloyhtiön taloutta seurataan esimerkiksi talousarviovertailun kautta
-Talousarviovertailu = toteutuneiden tulojen ja menojen vertaaminen budjettiin, auttaa hallitusta ja isännöintiä ymmärtämään missä mennään
– Talousarviovertailussa kannattaa varmistua siitä, että kaudet ovat vertailukelpoisia
-> Verrataanko seurantahetken tilanteeseen vai koko tilikauden tilanteeseen
– Esim. kiinteistövakuutus maksetaan tammikuussa
-> kun vertailulukuna on koko vuoden budjetti, näyttää oikein vahinkovakuutukset koko summalla vs. jos 7 kk budjetti, näyttää budjetissa 7 kk osuuden toteumasta, mitä hankalampi lukea
– Huomion tulisi kiinnittyä olennaisiin poikkeamiin tai huomattaviin muutoksiin edellisvuoteen verrattuna, tärkeintä seurata kokonaisuutta
– Tuottopuolella heiluntaa yleensä käyttökorvauksissa eli esim. saunavuoromaksuissa
– Tavallisimmin talouden ongelmat aiheutuvat liian alhaisesta vastiketasosta (alijäämästä), vastikesaamisista tai äkillisistä korjaustarpeista
Miten seuranta käytännössä tapahtuu:
– Isännöinti raportoi hallitukselle sovitulla tavalla
-> Usein asiakasportaalin tai muun sähköisen tiedotuskanavan kautta
– Vaikka talousarviovertailu on tärkeä dokumentti, kannattaa taloutta seurata myös mm. maksuvalmiuslaskelman avulla
Miten toimia jos budjetti ei pidä?
– Kokonaisuuden tarkastelu korostuu, yksittäinen ylitys ei haittaa jos talous silti tasapainossa
– Ensimmäisenä katsotaan:
1) riittääkö budjetissa liikkumavara (ovatko jotkin muut kulut alittuneet)
2) onko aikaisemmilta vuosilta ylijäämää eli katsotaan yleistä maksuvalmiutta
3) vaatiiko tilanne heti toimenpiteitä vai voidaanko odottaa seuraavaan budjetin laadintaan ja yhtiökokoukseen esim. korottaa vastiketta
– Jos tilanteen kanssa ei voida odottaa, voidaan käyttää seuraavia keinoja/niiden yhdistelmiä:
1) peritään ylimääräistä yhtiövastiketta, johon yhtiökokous on jo valtuuttanut
2) päivitetään pääomavastikkeen määrää, johon yhtiökokous on jo valtuuttanut
3) kutsutaan koolle ylimääräinen yhtiökokous päättämään ylimääräisistä vastikkeista tai muista rahoitusjärjestelyistä
4) nostetaan laina tai avataan luotollinen pankkitili
5) maksujärjestelyt esim. eräpäivien siirrot
7) tarvittaessa ei-akuuttien, suunniteltujen korjausten siirtäminen esim. seuraavalle vuodelle
Taloudellinen varautuminen taloyhtiössä
– Oleellista suunnittelu ja ennakointi
– Taloyhtiöstrategia, toimintasuunnitelma tai vähintään vuosisuunnitelma ovat hyviä pohja taloussuunnittelulle
– Korjausvelkaa ei kannatta kerryttää, taloyhtiö ei voi tinkiä sen vastuulle kuuluvista korjaus- ja kunnossapitotöistä
– Säästöjä saadaan aikaan vaikuttamalla kulutuskäyttäytymiseen ja tekemällä hyviä hankintoja/kilpailutuksia
– Hoitokulut katettava hoitovastikkeella ja pääomamenot rahoitusvastikkeella
-> Saamisiin ja poikkeamiin tulee reagoida heti
– Kustannusten ja toimintaympäristön muutoksia hyvä seurata aktiivisesti, isännöinti tukee ja tiedottaa
– Kulutusarvioita hyvä peilata useamman vuoden toteutumiin
Kontu on vakaa toimija, joka tarjoaa isännöintipalvelut yhden katon alta. Tehtävämme on tehdä asukkaiden arjesta sujuvaa, hallitus-isännöintiyhteistyöstä onnistunutta ja meistä alan inhimillisin ja halutuin työpaikka. Visiomme mukaan kaikki kodin ja kiinteistön asiat sujuvat yhdellä sovelluksella ja viemme asiakastyytyväisyyden uudelle tasolle.
